EfTEN Capital valitseb kuut kinnisvarafondi, sh kahte börsiettevõtet ja 56 kinnistut Eestis, Lätis ja Leedus. Fondidel on kokku ligikaudu 1300 üürnikku. EfTENi kinnisvaraportfell on suhteliselt võrdselt jagunenud Eesti, Läti ja Leedu vahel. EfTEN Capital automatiseeris ostuarvete halduse kuus aastat tagasi. Praeguseks ei kujuta keegi enam ettevõttes ette, milline oleks elu ilma selleta. Praegu töötab ettevõtte finantsosakonnas üle Baltikumi 15 inimest. Ka pärast koroonaaega on jätkatud osaliselt hübriidtöö vormis. Kuigi raamatupidajad saavad suurepäraselt oma tehnilist laadi tööd teha koduski, on oluline ka vahetu suhtlus meeskonnaliikmete vahel, mistõttu enamik tööpäevadest veedetakse siiski kontoris.
Väljakutsed
Üle miljardi euro ulatuva varade mahuga ja enam kui 60 ettevõtet haldav EfTEN Capital seisis varasemalt silmitsi äärmiselt ebaefektiivse ja ajamahuka paberimajandusega:
-
Manuaalne protsess: Kuni 2018. aastani trükiti e-postiga saabunud arved välja, juhid allkirjastasid need paberil ja andmed sisestati raamatupidamisprogrammi käsitsi.
-
Füüsiline dokumendiringlus: Arvete liikumine haldusjuhtide, juhatuse liikmete ja raamatupidajate vahel eeldas pidevat printimist, skaneerimist ja uuesti printimist.
-
Ajakulu: Paberarved seisid kaustades, mis tegi dokumentide kiire leidmise keeruliseks ja valmistas peavalu nii meeskonnale kui ka audiitoritele. Kogu protsess oli aeglane ja veaaldis.
Lahendus
Eesmärgiga muuta protsessid efektiivsemaks ja paberivabaks, otsustati ostuarvete haldus automatiseerida:
-
Uute lahenduste integreerimine: EfTEN Capital võttis ostuarvete halduseks ja kinnitusringideks kasutusele Telema eFlow süsteemi, mis liidestati ettevõtte majandustarkvaraga Microsoft Dynamics 365 Business Central.
-
Sujuv üleminek: Kuigi algselt kardeti, et uue süsteemi juurutamine on raske ja keeruline IT-projekt, osutus reaalsuses üleminek Telema eFlow ja majandustarkvara integratsioonile kiireks ning valutuks.
Tulemus
Automatiseerimine tegi ettevõtte igapäevaelu oluliselt lihtsamaks ja läbipaistvamaks, ületades algseid ootusi:
-
Vabanemine “rumalast tööst”: Arved liiguvad nüüd süsteemi automaatselt. Raamatupidajad on vabanenud lõputust käsitööst ja andmete sisestamisest ning saavad keskenduda sisulisemale tööle.
-
Täielik läbipaistvus ja turvalisus: Kogu arvete menetlemine on digitaalne ja jälgitav. Süsteemi jäävad maha logid (kes ja millal arve kinnitas) ning majandustarkvaras ei saa keegi tagantjärele andmeid suvaliselt muuta. See on teinud ka audiitorite töö väga lihtsaks.
-
Kiirus ja mobiilsus: Kinnitusringid on kiired, sest juhid saavad arveid kinnitada mobiiliäpi kaudu asukohast sõltumata. See toetab ideaalselt ettevõtte hübriidtöö mudelit ja Baltikumi-ülest meeskonda.
-
Märkimisväärne ajavõit ja paberivaba kontor: 2020. aastaks jõuti 100% paberivaba raamatupidamiseni. 60 ettevõttega kontserni puhul hoiab automatiseerimine igakuiselt kokku vähemalt ühe täiskohaga inimese tööaja.
